Автоматизована система управління вищим навчальним закладом III - IV рівня акредитації

Автоматизована система управління вищим навчальним закладом (ВНЗ) III - IV рівня акредитації, складається із автономних модулів: структура ВНЗ, WEB – сайт ВНЗ, навчальна частина, кафедра, навчальний розклад, абітурієнт, документообіг ВНЗ, деканат, кафедра, вчені ради ВНЗ.

Автоматизована система управління вищим навчальним закладом (ВНЗ) III - IV рівня акредитації (далі АСУ "Університет"), складається із автономних модулів:

• Структура ВНЗ – 01 (Впроваджено в експлуатацію)
• WEB – сайт ВНЗ (Впроваджено в експлуатацію)
• Навчальна частина – 01 (Впроваджено в експлуатацію)
• Кафедра – 01 (Впроваджено в експлуатацію)
• Навчальний розклад – 01 (Впроваджено в експлуатацію)
• Абітурієнт – 01 (Впроваджено в експлуатацію)
• Документообіг ВНЗ – 01 (В стані розробки)
• Деканат – 01 (В стані розробки)
• Кафедра – 02 (В стані розробки)
• Вчені ради ВНЗ – 01 (В стані розробки)

Які працюють в локальній комп’ютерній мережі ВНЗ, мають спільне сховище даних, систему довідників та візуалізацію певного зрізу даних на WEB – сайті ВНЗ http://DNS(IP)/web/uams.php. Розробка АСУ "Університет" виконана на платформі Oracle 10g / Delphi 7.x / FastReport 3.x / Apache 2.x / PHP 5.x. / Internet Explorer.

Кожен модуль має серверну та клієнтську складову доступ до яких захищений паролем. Конструктивно клієнтські складові виготовлені на зразок MS Windows XP прикладних програм (наприклад MS Office 2003) і інтуїтивно зрозумілі для користувача з досвідом навчально - методичної роботи у ВНЗ.

Впроваджені в експлуатацію модулі АСУ "Університет" доступні для використання через захищену паролем стрінку WEB – сайту ВНЗ http://DNS(IP)/web/uams.php «Ректорат ВНЗ / АСУ "Університет" / Доступ до модулів АСУ».

WEB – сайт ВНЗ http://DNS(IP)/web/uams.php конструктивно виготовлено, як рядовий модуль АСУ "Університет", який виконує специфічні функції WEB – публікації інформації, що знаходиться у сховищах АСУ. Одна частина інформації, що підлягає опублікуванню, заповнюється дистанційно в спеціальні таблиці сховища даних відповідальними співробітниками ВНЗ, а інша – генерується в процесі роботи спеціалізованих модулів АСУ.

Загальний масив інформації, що підлягає WEB – публікації строго стуктурований, як за змістом, так і за правами доступу. На WEB – сайті відкрито тематичних розділів:

• Базовий (Розміщенна загальна та службова інформація про ВНЗ в цілому та його структурні підрозділи зокрема, основні напрямки навчальної, наукової та адміністративної роботи, публікація наказів, розпоряджень, оголошень, … керівництва ВНЗ і т.і.)
• Оперативний (Розміщена електронна дошка оголошень, стрічка новин, посилання на найбільш популярні WEB – газети України та Росії і т.і.)
• Співробітникам (Розміщені актуальні документи, що регламентують навчальну, наукову діяльність вищих навчальних закладів, освітлюють державну політику у сфері освіти і науки, проблемні матеріали із питань освіти, науки та історії і т.і.)
• Наука (Розміщенна загальна та службова інформація про наукову діяльність у ВНЗ в цілому та в Наково – дослідних центрах зокрема; Відомості про поточний стан справ та проблеми в транспортній галузі України, науові конференції та семінари в роботі яких можуть бути зацікавлені співробітники ВНЗ)
• Студентам (Розміщена інформація про студентське життя у ВНЗ, діяльність студентського парламенту, розклади занять та екзаменаційних сесій і т.і.)
• Поступаючим (Розміщенна інформація приймальної комісії про ВНЗ, навчальні програми та плани набору на навчання, умови прийому до ВНЗ, контрольні завдання для абітурієнтів минулих років і т.і. На цій же сторінці розміщені підрозділи, що освітлюють роботу факультету довузівської підготовки.)
• Контакти (Розміщена інформація про розташування ВНЗ, WEB – адреси інформаційних ресурсів державних органів, та споріднених організацій)
• Партнери (Розміщена розгорнута інформація про установи, з якими ВНЗ підтримує партнерські стосунки, режим їхньої роботи та засоби зв’язку з адміністрацією цих установ)

Навігатори тематичних розділів, в свою чергу, мають деревоподібну структуру (структуровані подібно до провідника MS Windows XP). Кількість сторінок WEB – сайт необмежена. Як правило більшість із них має вільний доступ із мережі InterNET. На інших розташована службова інформація для співробітників ВНЗ різного рангу. Для доступу до службової інформації встановлена гнучка система авторизації користувачів різного рівня доступу, в залежності від його адміністративного рангу. WEB – сайт ВНЗ має інструментарій для дистанційного адміністрування, створення та редагування змісту WEB – сторінок.

Загальна характеристика модуля "Структура ВНЗ – 01" АСУ "Університет"

Модуль "Структура ВНЗ – 01" є базовим для всієї АСУ "Університет". Він моделює структуру ВНЗ і, в значній мірі, визначає зміст і якість роботи всієї АСУ "Університет". За його посередництвом формується інформація про структуру Університету, його кадрове забезпечення та керівний склад.

Довідник АСУ "Університет", що входить до модуля "Структура ВНЗ – 01", в значній мірі визначає термінологію і якість змістового оформлення екранних форм та звітної документації, що геренується АСУ "Університет". Він має оптимальну для ВНЗ кількіть розділів, які, в свою чергу, візуалізуються у вигляді деревоподібної структури.

Загальна характеристика модуля "Навчальна частина – 01" АСУ "Університет"

Модуль «Навчальна частина – 01» вирішує проблеми створення сховища бази даних, розрахунків, аналізу та звітності по наступним напрямкам роботи навчальної частини ВНЗ:

• Облік та закріплення навчальних дисциплін за кафедрами;
• Розподіл навчальних дисциплін для теоретичної підготовки об'єднаних академічних потоків із різних спеціальностей (спеціалізацій);
• Облік та рух студентського контингенту у ВНЗ, включаючи розрахунок кількості і наповнення академічних потоків, груп і лабораторних підгруп;
• Розрахунок кількості ставок професорсько – викладацького складу на основі Наказу №1134 Міністерсва освіти і науки України;
• Нормування навчального часу викладачів в залежності від ОКР студентів, форми навчання та типу навчального навантаження;
• Формування електронних навчальних план – графіків підготовки спеціалістів всіх ОКР та форм навчання;
• Формування бази даних про кількісний і якісний пофесорько – викладацький склад кафедр та відповідний їм рекомендований обсяг навчального навантаження на 1-ну ставку;
• Розрахунок навчального навантаження кафедр в залежності від якості пофесорько – викладацького складу кафедр, ОКР студентів, форми навчання та фінансування;
• Тижневе навантаження студентів;
• Звіт про навчальне навантаження практичної підготовки
• Звіт про навчальне навантаження дипломного проектування
• Результати аналізу навчального навантаження за навчальними дисциплінами кафедри з деталізацію по ОКР та формам навчання;
• Шаблон для розподілу навчального навантаження кафедри;
• Шаблон щосеместрового звіту про виконання навчального навантаження кафедри.
• Автоматизація аналізу та конвертації звітної інформації у файлові формати *.rtf, *.xls, *.pdf, *.htm по всім видам розрахунків з метою їх розповсюдження та подальшого використання за межами АСУ.
• Автоматизація аналізу та формування звітної інформації для друку по всім видам розрахунків.

Загальна характеристика модуля "Кафедра – 01" АСУ "Університет"

Модуль «Кафедра – 01» вирішує проблеми створення cховища даних, розрахунків, аналізу та звітності по наступним напрямкам роботи кафедри:

• Особові справи співробітників кафедри та кадрове забезпечення навчального процесу;
• Розподіл навчального навантаження та ставок професорсько - викладацького складу кафедри на основі розрахунків навчальної частини ВНЗ;
• Звіт про розподіл навчального навантаження та ставок професорсько - викладацького складу кафедри;
• Дані для складання розкладу навчального процесу у ВНЗ;
• Шаблон щосеместрового звіту про виконання навчального навантаження кафедри;
• Формування індивідуальних планів роботи співробітників кафедри та планів роботи кафедри, факультету, ВНЗ;
• Облік та аналіз навчально - методичного забезпечення навчальних дисциплін та спеціальностей;
• Формування тематичних планів з навчальних дисциплін кафедри;
• Автоматизація аналізу навчально - методичної роботи кафедри
• Автоматизація конвертації звітної інформації у файлові формати *.rtf, *.xls, *.pdf, *.htm по всім видам розрахунків з метою їх розповсюдження та подальшого використання за межами АСУ.

Загальна характеристика модуля "Навчальний розклад – 01" АСУ "Університет"

Модуль «Навчальний розклад – 01» вирішує проблеми створення сховища бази даних, розрахунків, аналізу та звітності по наступним напрямкам роботи навчальної частини ВНЗ:

• Облік, паспортизація та закріплення аудиторного фонду та навчальних лабораторій за навчальними підрозділами ВНЗ;
• Формування графіку навчального процесу у ВНЗ в залежності від ОКР, курсу та форми навчання студентів;
• Автоматизоване формування розкладу аудиторних занять на основі даних розрахунку навчального навантаження кафедр та розподілу навчального навантаження професорсько - викладацького складу у ВНЗ;
• Автоматизація конвертації зформованого навчального розкладу у файлові формати *.rtf, *.xls, *.pdf, *.htm з метою їх розповсюдження та подальшого використання за межами АСУ.
• Автоматизація формування витягів з навчального розкладу у файлових форматах *.rtf, *.xls, *.pdf, *.htm для навчальної частини, деканатів, кафедр, академгруп та викладачів з метою їх розповсюдження та подальшого використання за межами АСУ;
• Візуалізація актуальних витягів з навчального розкладу на сайті ВНЗ http://DNS(IP)/web/uams.php за допомогою системи фільтрів;

Загальна характеристика модуля "Абітурієнт – 01" АСУ "Університет"

Модуль "Абітурієнт – 01" АСУ "Університет" дозволяє автоматизувати всі напрямки роботу Приймальної комісії ВНЗ, від реєстрації заяви абітурієнта до передачі особових справ зарахованих студентів до деканатів та відділу кадрів.

Доступ до програмного модуля здійснюється технічним секретарем під індивідуальним паролем, що дозволяє створювати історії внесених змін про абітурієнта та оператора який вніс ці зміни. Пошукова система дозволяє швидко знайти інформацію про абітурієнта. Програма автоматизує наступні етапи роботи:

Подача документів
При подачі документів до сховища бази даних заноситься наступна інформація про вступника:

• Прізвище ім’я по батькові;
• Ідентифікаційний код;
• Дата народження;
• Стать;
• Громадянство;
• Пільги: Ветеран війни, Сирота, Інвалід І групи, Інвалід ІІ групи, Дитина інвалід, Чорноб. 1-ї кат., Чорноб. 2-ї кат., Чорноб. 3-ї кат., Чорноб. 4-ї кат., Діти загиблих, Інвалід, Захисник вітчизни та вид документу, що дає право на пільги;
• Рівень освіти: ПовПовна загально середня, Молодший спеціаліст, Бакалавр, Спеціаліст, Магістр};
• Назва навчального закладу в якому абітурієнт отримав освіту;
• Серія та номер документа про освіту;
• Дата закінчення навчального закладу;
• Специфіка документу: Оригінал, Дублікат, Копія, Рекомендація педради, Довідка;
• Рідна мова;
• Іноземна мова, яка вивчалася в навчальному закладі;
• Якість навчання: Золота, Срібна медаль, Відзнака, –––;
• Середній бал;
• Номер та дата сертифіката. (Оцінки, які стоять в сертифікаті водяться технічним працівником із фіксацією його прізвища. Сертифікати перевіряються на відповідність з надісланою базою УЦОЯО в автоматичному режимі);
• Специфіка сертифікату: Оригінал, Копія;
• Вступні випробування: Співбесіда, Іспити, Тестування, Участь у конкурсі;
• Медична довідка;
• Служба в збройних силах: Призовник, Демобілізований в поточному році, Демобілізований, Знятий з обліку;
• Відомості про трудовий стаж: За фахом чи не за фахом, Загальний трудовий стаж, Стаж за фахом, Назва організації, Посада, Примітки;
• Потреба в житлі;
• Вид документу що підтверджує особу: Свідоцтво про народження, Національний паспорт його серія, номер, коли та де виданий;
• Місце прописки та проживання;
• Контактні телефони;
• Інформація про батьків: Прізвище ім’я по батькові, Дата народження, Місце проживання, Контактний телефон, Соціальний стан, Місце роботи, Посада;
• У випадку введення не повної інформації про абітурієнта, програма повідомляє яка саме інформація відсутня.
• При необхідності можна зменшити чи збільшити інформаційний спектр про абітурієнта.

Програма в автоматичному режимі відслідковує множинну подачу та відображає напрями підготовки на які були подані заяви.

Генерація документів
Важливим напрямком в роботі Приймальної комісї є підготовка в реальному режимі часу великої кількості офіційної довідкової та звітної документації про абітурієнта. Причому інформація, що в них зосереджена, повинна бути придатною для виведення на друк, публікації на WEB - сайті, конвертації в інші формати для використання в інших програмних пакетах чи архівації.

Модуль "Абітурієнт – 01" АСУ "Університет" вирішує це питання для наступних документів:

• Заяву вступника та розписку про прийняті документи;
• Двохсторонній або трьохсторонній договір про надання освітніх послуг;
• Довідку про допуск до вступних випробувань;
• Довідку про проходження вступних екзаменів;
• Довідку про рекомендацію на зарахування до ВНЗ;
• Щоденний звіт про оформлення особових справ вступників (журнал поданих документів).

Матеріали для вступних випробувань
В автоматичному режимі формуються:

• Списки груп для організації вступних випробувань;
• Відомісті випробувань абітурієнтів;
• Протоколи індивідуальної співбесіди з абітурієнтами;
• Екзаменаційні листи з фотографіями абітурієнтів.

Проведення конкурсного відбору
Конкурсні списки та проекти наказів на зарахування до лав студентів модуль "Абітурієнт – 01" АСУ "Університет" формує в автоматичному режимі. При цьому

• Конкурсний відбір здійснюється на основі сумарного балу з сертифікатів УЦОЯЗ чи отриманих оцінок на вступних випробуваннях;
• При рівній кількості балів перевагу мають категорії абітурієнтів передбачені «Умовами прийому до вищих навчальних закладів України» та ВНЗ.
• Поза конкурсом рекомендуються до зарахування категорії абітурієнтів передбачені «Умовами прийому до вищих навчальних закладів України».

Аналітична інформація, яка подається на WEB - сайт ВНЗ
Всю аналітичну інформацію, що підлягає публікації на WEB - сайті ВНЗ модуль "Абітурієнт – 01" АСУ "Університет" формує в автоматичному режимі. До ней відноситься:

• План прийому, кількість поданих заяв та конкурс по напрямам підготовки (спеціальностям) в кінці кожного робочого дня;
• Інформація про кількість абітурієнтів з пільгами;
• Результати випробувань абітурієнтів;
• Конкурсні списки абітурієнтів;
• Список рекомендованих до зарахування;
• Щоденний звіт за формою «Конкурс» МОН України.

Звітна інформація
Модуль "Абітурієнт – 01" АСУ "Університет" формує в автоматичному режимі широкий обсяг обов'язкової звітної інформації, яка відображає роботу Приймальної комісії. До неї відносяться:

• План набору на навчання, термін навчання, вартість за перший рік навчання та загальна вартість;
• Список абітурієнтів, які не мають оригіналів документів;
• Розклад вступних випробувань абітурієнтів;
• Список зарахованих абітурієнтів з пільгами;
• Запрошення студентів на день першокурсників;
• Акти передачі особових справ зарахованих абітурієнтів до відділу кадрів;
• Акти передачі особових справ абітурієнтів не зарахованих до відділу кадрів;
• Виписка з особових справ зарахованих на навчання;
• Інформація приймальної комісії для статичної звітності ВНЗ;
• Списки академічних груп із зарахованих до ВНЗ;
• Виписка з особових справ зарахованих на навчання для навчальної частини;
• Список зарахованих претендентів, які потребують гуртожиток;
• Виписка з особових справ зарахованих на навчання для деканату;
• Адреса проживання та контактні телефони батьків 1-го курсу денної форми навчання;
• Щоденний звіт за формою «Конкурс» МОН України у зазначеному форматі; звітну інформацію для Міністерства освіти і науки України.

План розвитку АСУ "Університет"

Наступним етапом розвитку АСУ "Університет" є розробка та впровадження в експлуатацію 4-х модулів, а саме

• Деканат – 01
• Кафедра – 02

Функціональні можливості яких будуть максимально узгодженими з вимогами Болонської схеми до організації навчального процесу у ВНЗ, доступу студентів до навчально - методичних ресурсів ВНЗ та контролю за якістю навчання, та

• Документообіг ВНЗ – 01
• Вчені ради ВНЗ – 01

Які дозволять впровадити сучасний підхід до організації діловедення у ВНЗ.